RFID固定资产管理系统说明及方案

一、应用背景及需求说明

1.系统背景

海淀区政府第二办公区目前已经在使用财政系统中的固定资产管理功能，但是由于种种原因固定资产管理功能无法满足日常管理需要，为了提高固定资产的的管理效率，也借此机会对固定资产编码和流程作统一的梳理，决定使用RFID固定资产管理系统。

2.需求说明

①固定资产编码规则及属性设置

固定资产编码同导入数据的编码一致。

固定资产属性包含固定资产名称、规格型号、使用部门、单价、存储地点、采购时间、使用年限、取得方式、生产厂家、备注等信息。这些信息与导入模板的字段信息保持一致。

②导入资产分类

在进行资产导入前，需要对资产分类信息做导入操作，导入模板参考《北京市固定资产分类编码.xls》。

③新增(导入)/清理资产

在定义好相应的基础信息后，可录入固定资产，新增资产方式包括购买、租用、赠送等，录入时选择相应的类型好使用部门等信息。除手工录入资产外，还可使用固定模板进行资产导入功能。

对应新增资产来说需要清理资产，方式包括报废、丢失、损坏变卖等。

④借用(调拨)/归还固定资产

资产录入以后，在门之间可进行借用，使用完成后归还资产。或者某个资产在一个部门处于闲置状态，可将其调拨给另一个部门。

⑤导出资产

资产信息录入完成后，可针对这些资产进行查询，将查询结果以固定格式导出，用于财政系统中的固定资产管理导入使用。

⑥盘点

盘点时间可设置为一个季度、一年或者用户自定义，盘点前首先在系统中生成盘点任务，使用手持PDA下载盘点任务，下载完成后使用手持PDA进行盘点操作。

⑦固定资产查询及报表

固定资产报表包含资产明细表、分部门表、借用表、盘点表等报表，用户可通过多个条件进行查询，包括名称、类别、使用部门、价格、保存地点和新增日期等条件。

⑧固定资产标签

固定资产使用RFID无线电子标签进行管理，操作时使用手持PDA进行感应扫描，提高管理效率。

二、系统总体方案说明

1.系统总体功能

根据以上需求说明可知系统具有以下功能：条码设置及基础信息导入、新增(导入)/清理资产、RFID标签打印、借用/归还资产、资产盘点、资产导出、资产查询及报表、系统设置8个子功能。

图1 系统子模块

2.系统网络结构

系统部署在办公区中，操作人员电脑中安装客户端。系统为C/S结构，整体框架图如图2所示。

图2固定资产条码管理系统网络结构

总部：

 部署1台服务器，其上安装资产管理系统数据库和应用程序。

分公司：

 安装1台数PC机，用于使用固定资产条码管理系统，同时操作条码打印机和相应单据打印机。

 安装1台RFID电子标签打印机，用于打印固定资产标签。

 配备2台手持PDA，用于资产盘点及RFID电子标签扫描操作。

三、系统详细功能说明

1.基础信息导入

在系统进行使用前，需要根据固定格式模板导入基础数据信息，例如资产分类表，如图3所示。

图3 导入基础数据

2.新增/清理资产

新增即添加资产操作，选择相应的分公司以及类别，然后输入相应的属性。如图4所示为新增操作，同时新增对应着清理操作。除手工录入外，系统支持Excel格式资产数据导入。

图4 新增资产

3.RFID电子标签打印功能说明

同时支持用户选择多条资产数据进行打印，打印的条码编码方式确定，内容包含资产名称、资产编码、规格型号和RFID信息。如图5所示。

图5 RFID标签打印

4.借用/归还资产

办公区中部门与部门之间可进行资产相互借用。如图6所示。同样借用对应着归还。

图6 借用/调拨

5.库存盘点功能说明

盘点时，首先新建盘点任务，输入盘点人以及盘点摘要等信息，保存盘点任务。其次在盘点任务下确定待盘点物品，例如可分类型进行盘点。最后打印待盘点表，用户使用待盘点表进行盘点，如图7所示。

图7 盘点功能

6.与盘点设备同步数据

与盘点设备同步可以使用USB线批量同步方式进行，如使用USB线同步时，将数据采集器与电脑连接，在软件中点击“同步手持设备”按钮即可。如图8所示。

图8 与手持设备同步

7.资产查询及报表

进入系统查询及报表功能后，可选择资产的多项属性作为查询条件，包括资产明细、借用表、盘点表和资产表。

8.导出Excel表数据

完成查询后，可将查询资产数据导出为Excel格式文件，必要时做一些核对以及其它数据的处理，以供后续使用。如图9所示，将盘点数据导出为Excel表格。

图9 导出Excel表格

9.系统设置

系统可对部门信息、人员信息、基础数据信息做相应设置。

四、实施与售后服务

1.实施部分

在系统交付前，需要对办公区内的所有资产进行归整和分类，乙方提供人员配合甲方进行此项工作。归整和分类完成后，乙方对甲方人员进行系统操作培训，同时配合甲方人员将所有资产的RFID标签打印完成，并粘贴在资产上，完成资产标签管理工作。

系统正式运行后，乙方每隔半年同甲方一起对办公区内的资产进行盘点，并对盘点结果作出处理。

2.售后服务部分

我们为客户提供的技术运行服务通常分为两类，即合同内的技术支持服务与后续的技术支持服务。

合同内的技术支持服务是指我们与客户方签订了系统合同，规定在合同条款中的技术支持服务项目。

后续的技术支持服务是指在系统工程验收完成以后，客户方为了更好地管理和维护本系统，与我们签定系统维护合同，规定有关合同条款中的技术支持服务项目。

免费2年技术支持服务

公司总部在北京，拥有独立售后服务团队，能够更加迅速与高效为客户提供售后技术服务与支持。

7×24小时接受用户咨询，及时分类，一般问题可通过电话解决，紧急事故最迟可以在接到电话24小时内，根据需要调度相关部门派专人赴现场解决问题，并对反馈进行跟踪和记录。

电话支持

指定技术人员将通过电话进行技术支持，协助和指导客户方的技术人员确定故障原因，找出解决办法。

远程支持

当电话支持不足以解决问题或故障情况比较复杂时，我们的技术人员将在客户方技术人员的协助下，通过远程登录的方式登录进入客户方的局域网。我们的技术人员在客户方技术人员的协助下确定故障原因，找出解决的方法。

现场支持

当电话支持和远程支持都不足以解决问题，确需我们技术人员到现场时，在工作时间内72小时内委派有经验的系统技术人员到达现场解决系统故障。

免费服务期满后的技术支持服务

系统建成并投入运行后，受外界环境的影响和企业内部组织结构变化的影响，可能会产生各种各样的问题。为了使客户拥有一个健康的应用系统，我们在其所承建的每个系统工程完成后，可以与客户方另行签订维护服务合同，进行系统维护，我们将根据合同提供不同层次的有偿维护服务。